Website đã hoàn thành. Doanh nghiệp đã nghiệm thu, thanh toán đầy đủ và nhận được thông báo: “Website đã bàn giao xong.”
Nghe có vẻ như mọi việc đã kết thúc.
Nhưng nếu lúc này hỏi:
“Tên miền của tôi đang được quản lý ở đâu?”
“Tôi có tài khoản quản trị website không?”
“Dữ liệu và mã nguồn website đang được lưu ở đâu?”
“Nếu sau này muốn đổi đơn vị thiết kế thì website có chuyển đi được không?”
Không ít doanh nghiệp sẽ không biết chắc câu trả lời.
Đó là lý do bàn giao website không nên chỉ được hiểu là nhận một tài khoản đăng nhập.
Một website là tài sản doanh nghiệp sẽ sử dụng trong nhiều năm. Vì vậy, khi nhận bàn giao, điều quan trọng không phải là nhận được bao nhiêu mật khẩu, mà là:
Doanh nghiệp có thực sự chủ động với website của mình hay không?
Thực tế, những vấn đề này không nên đợi đến lúc bàn giao mới nghĩ đến. Ngay từ khi bắt đầu thuê thiết kế, doanh nghiệp đã nên đặt câu hỏi về nền tảng, chi phí, quyền sở hữu, dữ liệu và cách vận hành website. [Website doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu? Những điều cần biết trước khi thuê thiết kế] sẽ giúp bạn có một checklist tổng quan trước khi bắt đầu.
1. Trước hết, hãy hiểu mình đang nhận lại những gì
Có thể hình dung website giống như một cửa hàng.
- Tên miền là địa chỉ của cửa hàng.
- Website là phần cửa hàng mà khách hàng nhìn thấy.
- Nội dung, hình ảnh, sản phẩm là những thứ doanh nghiệp đã xây dựng và đưa vào sử dụng.
- Dữ liệu và mã nguồn là phần phía sau giúp website hoạt động.
- Tài khoản quản trị giống như chìa khóa để doanh nghiệp quản lý cửa hàng.
Khi bàn giao, doanh nghiệp không nhất thiết phải hiểu sâu về kỹ thuật.
Nhưng ít nhất cần biết mình đang sở hữu và được bàn giao những gì, những thứ đó đang nằm ở đâu và ai đang có quyền truy cập.
2. Tên miền: Đừng để đến lúc cần mới biết ai đang quản lý
Tên miền là tài sản rất quan trọng vì khách hàng sẽ sử dụng nó để truy cập website.
Khi nhận bàn giao, doanh nghiệp nên biết:
- Tên miền được đăng ký ở đâu?
- Ai đang quản lý tài khoản tên miền?
- Doanh nghiệp có quyền truy cập hay không?
- Thời hạn tên miền đến khi nào?
- Email nào đang dùng để quản lý hoặc nhận thông báo?
Bạn không nhất thiết phải tự mình quản lý tên miền mỗi ngày.
Điều quan trọng là doanh nghiệp phải biết tên miền của mình đang được quản lý như thế nào và có thể lấy lại quyền quản lý khi cần.
Đừng để đến khi website gặp sự cố hoặc muốn đổi đơn vị hỗ trợ mới phát hiện tên miền nằm trong một tài khoản mà doanh nghiệp không có quyền truy cập.
3. Doanh nghiệp có tài khoản quản trị website không?
Đây là một trong những thứ nên kiểm tra ngay khi nhận bàn giao.
Tài khoản quản trị giúp doanh nghiệp thực hiện những công việc cơ bản như:
- Đăng và chỉnh sửa bài viết.
- Thay đổi hình ảnh, thông tin liên hệ.
- Cập nhật sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Quản lý một số nội dung trên website.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải tự làm tất cả.
Nhưng những công việc đơn giản không nên lúc nào cũng phải gọi đơn vị thiết kế chỉ để thay một nội dung nhỏ.
Vì vậy, khi bàn giao website, hãy đảm bảo doanh nghiệp có tài khoản quản trị và được hướng dẫn cách sử dụng những chức năng cần thiết.
4. Website đang được lưu trữ ở đâu?
Đây là vấn đề nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua vì nghe khá kỹ thuật.
Website có thể được đặt trên hosting, VPS hoặc một hệ thống máy chủ nào đó. Doanh nghiệp không nhất thiết phải hiểu cách máy chủ hoạt động.
Nhưng nên biết:
- Website đang được lưu trữ ở đâu?
- Ai đang quản lý hệ thống đó?
- Khi website gặp sự cố thì liên hệ với ai?
- Nếu sau này cần chuyển website sang nơi khác thì có thực hiện được không?
Hãy tưởng tượng bạn thuê một cửa hàng nhưng không biết cửa hàng nằm trên mảnh đất nào và ai đang giữ giấy tờ.
Website cũng tương tự.
Không cần tự vận hành máy chủ, nhưng doanh nghiệp nên biết tài sản của mình đang được đặt ở đâu và được quản lý như thế nào.
5. Mã nguồn website là gì và tại sao cần quan tâm?
Nói đơn giản, mã nguồn là phần phía sau giúp website hoạt động.
Người dùng bình thường không cần mở mã nguồn ra để sử dụng website. Tuy nhiên, mã nguồn lại trở nên quan trọng khi:
- Muốn chuyển website sang máy chủ khác.
- Muốn đổi đơn vị bảo trì hoặc phát triển.
- Muốn khôi phục website khi có sự cố.
- Muốn phát triển thêm chức năng trong tương lai.
Vì vậy, khi ký hợp đồng và nhận bàn giao, doanh nghiệp nên hỏi rõ:
Mã nguồn website có nằm trong phạm vi bàn giao hay không?
Nếu website sử dụng giao diện, plugin hoặc thành phần của bên thứ ba, cũng nên biết những thành phần nào đang được sử dụng và có giới hạn gì về việc chuyển giao.
Điều quan trọng nhất là phải rõ ràng ngay từ đầu, thay vì đến lúc cần mới phát hiện ra vấn đề.
6. Dữ liệu website cũng là tài sản cần được quan tâm
Website không chỉ có giao diện.
Bên trong còn có những dữ liệu doanh nghiệp đã mất rất nhiều thời gian để xây dựng như:
- Bài viết.
- Thông tin sản phẩm, dịch vụ.
- Hình ảnh.
- Thông tin khách hàng.
- Đơn hàng hoặc dữ liệu liên hệ.
- Các nội dung khác được tạo ra trong quá trình vận hành.
Vì vậy, khi nhận bàn giao, doanh nghiệp nên biết dữ liệu đang được lưu ở đâu và có được sao lưu hay không.
Đặc biệt với website bán hàng hoặc website có dữ liệu khách hàng, việc này càng cần được quan tâm.
Một website có thể thiết kế lại.
Nhưng những dữ liệu doanh nghiệp đã xây dựng trong nhiều năm thì không dễ để tạo lại từ đầu.
7. Đừng quên những nội dung doanh nghiệp đã bỏ công xây dựng
Ngoài dữ liệu trong hệ thống, doanh nghiệp còn có rất nhiều tài sản khác liên quan đến website:
- Logo.
- Hình ảnh sản phẩm.
- Hình ảnh thương hiệu.
- Bài viết.
- Video.
- Tài liệu giới thiệu.
- Nội dung quảng bá.
Những tài liệu này có thể được sử dụng lại khi doanh nghiệp thiết kế website mới hoặc phát triển thêm các kênh khác.
Vì vậy, khi bàn giao, nên kiểm tra xem những tài liệu thuộc về doanh nghiệp đã được lưu giữ đầy đủ hay chưa.
8. Các tài khoản liên quan cũng cần được kiểm tra
Website thường không hoạt động độc lập mà có thể liên quan đến nhiều dịch vụ khác.
Ví dụ:
- Google Analytics.
- Google Search Console.
- Tài khoản email.
- Công cụ thống kê hoặc theo dõi website.
- Các dịch vụ bên thứ ba được tích hợp vào website.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải tự quản lý tất cả các tài khoản này.
Nhưng nên biết tài khoản nào đang được sử dụng, tài khoản thuộc về ai và doanh nghiệp có quyền truy cập hay không.
Điều này sẽ giúp việc quản lý website về sau dễ dàng hơn rất nhiều.
9. Nếu một ngày không còn làm việc với đơn vị thiết kế thì sao?
Đây là câu hỏi mà doanh nghiệp nên đặt ra ngay từ đầu.
Một website có thể được sử dụng trong 5–10 năm, trong khi đơn vị thiết kế hoặc người phụ trách website có thể thay đổi.
Có thể sau này doanh nghiệp:
- Muốn đổi đơn vị bảo trì.
- Muốn chuyển hosting.
- Muốn thuê một đơn vị khác phát triển thêm.
- Muốn tự quản lý website.
- Hoặc đơn giản là muốn sao lưu toàn bộ dữ liệu.
Nếu tên miền, tài khoản, dữ liệu và những tài sản cần thiết đều rõ ràng thì việc chuyển đổi sẽ dễ dàng hơn.
Ngược lại, nếu mọi thứ đều nằm trong tài khoản của một bên khác và doanh nghiệp không biết mình có những gì, việc thay đổi có thể trở nên rất khó khăn.
Đơn vị thiết kế nên giúp doanh nghiệp xây dựng tài sản số, chứ không biến website thành thứ doanh nghiệp không thể tự kiểm soát.
10. Bàn giao website nên được thống nhất từ trước
Một sai lầm khá phổ biến là đến khi website hoàn thành mới bắt đầu hỏi:
“Bên anh/chị có bàn giao mã nguồn không?”
“Tên miền có chuyển tài khoản cho tôi không?”
“Hosting có được bàn giao không?”
Lúc này đôi khi đã quá muộn để thay đổi thỏa thuận ban đầu.
Tốt hơn hết, những vấn đề liên quan đến bàn giao nên được thống nhất ngay khi bắt đầu dự án:
- Những tài khoản nào được bàn giao?
- Tên miền thuộc quyền quản lý của ai?
- Dữ liệu được bàn giao như thế nào?
- Mã nguồn có nằm trong phạm vi dự án không?
- Có sao lưu website không?
- Doanh nghiệp được hướng dẫn quản trị những gì?
- Sau khi bàn giao, đơn vị thiết kế còn hỗ trợ những vấn đề nào?
Bàn giao tốt bắt đầu từ một thỏa thuận rõ ràng, chứ không phải đến ngày hoàn thành website mới bắt đầu kiểm tra.
Bàn giao website thường diễn ra như thế nào?
Một quy trình bàn giao đơn giản có thể gồm:
1. Kiểm tra website
Hai bên cùng kiểm tra các hạng mục đã thống nhất trong dự án: giao diện, nội dung, chức năng và các yêu cầu liên quan.
2. Kiểm tra tài khoản
Xác nhận các tài khoản cần thiết như quản trị website, tên miền, hosting hoặc những dịch vụ liên quan.
3. Nhận dữ liệu và tài liệu
Bàn giao những dữ liệu, hình ảnh, nội dung, mã nguồn hoặc tài liệu thuộc phạm vi dự án.
4. Hướng dẫn sử dụng
Đơn vị thiết kế hướng dẫn doanh nghiệp những thao tác quản trị cơ bản cần thiết.
5. Xác nhận bàn giao
Hai bên xác nhận những hạng mục đã hoàn thành và những nội dung nào tiếp tục được hỗ trợ sau bàn giao.
Cách làm này giúp cả doanh nghiệp và đơn vị thiết kế đều rõ ràng: phần nào đã hoàn thành, phần nào đã bàn giao và phần nào thuộc giai đoạn hỗ trợ tiếp theo.
Vậy khi nhận bàn giao website, cần kiểm tra những gì?
Bạn có thể sử dụng checklist đơn giản dưới đây:
☐ Tài khoản quản lý tên miền
☐ Tài khoản quản trị website
☐ Thông tin hosting hoặc nơi lưu trữ website
☐ Mã nguồn website theo thỏa thuận
☐ Dữ liệu website
☐ Hình ảnh và nội dung thuộc doanh nghiệp
☐ Các tài khoản dịch vụ liên quan
☐ Thông tin sao lưu website
☐ Hướng dẫn quản trị cơ bản
☐ Thông tin hỗ trợ sau bàn giao
Không cần phải hiểu sâu về lập trình để kiểm tra những điều này.
Chỉ cần doanh nghiệp biết mình đang có gì và có thể làm gì với tài sản của mình.
Nếu không rành kỹ thuật thì doanh nghiệp có phải tự quản lý tất cả?
Không.
Đây là điểm cần phân biệt rõ.
Doanh nghiệp có quyền quản lý và kiểm soát website không có nghĩa là phải tự mình xử lý mọi vấn đề kỹ thuật.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể tự:
- Đăng bài.
- Sửa thông tin.
- Cập nhật sản phẩm.
- Thay đổi một số nội dung cơ bản.
Trong khi những công việc như:
- Xử lý lỗi website.
- Sao lưu và khôi phục.
- Bảo mật.
- Tối ưu hệ thống.
- Chuyển máy chủ.
- Phát triển thêm chức năng.
có thể cần đến người có chuyên môn.
Điều quan trọng là doanh nghiệp có quyền chủ động lựa chọn người hỗ trợ, thay vì bị phụ thuộc chỉ vì không nắm được tài khoản hoặc dữ liệu của chính mình.
AKTEC bàn giao website như thế nào?
Với AKTEC, việc bàn giao được thống nhất ngay từ đầu thay vì chờ đến khi website hoàn thành mới xác định.
Khi website hoàn tất, AKTEC cùng doanh nghiệp kiểm tra các hạng mục đã triển khai, bàn giao những tài khoản và dữ liệu thuộc phạm vi dự án, đồng thời hướng dẫn các thao tác quản trị cơ bản.
Doanh nghiệp không cần phải hiểu về lập trình hay máy chủ để sử dụng website.
Những việc đơn giản có thể tự thực hiện. Còn các vấn đề kỹ thuật như xử lý lỗi, sao lưu, bảo mật hoặc phát triển thêm có thể yêu cầu AKTEC hỗ trợ khi cần.
Mục tiêu là doanh nghiệp có thể chủ động với website của mình, nhưng không phải tự xoay xở khi gặp vấn đề kỹ thuật.
Nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục được hỗ trợ sau khi website hoàn thành, AKTEC có thể đồng hành thông qua các dịch vụ bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật và phát triển website tùy theo nhu cầu thực tế.
Khách hàng ở lại vì dịch vụ có giá trị, không phải vì họ không thể rời đi.
Đừng chỉ hỏi: “Website đã bàn giao chưa?”
Một website hoạt động được chưa chắc đã có nghĩa là doanh nghiệp đã nhận đủ những gì mình cần.
Khi nhận bàn giao, hãy thử trả lời những câu hỏi đơn giản:
Tên miền của mình đang ở đâu?
Mình có tài khoản quản trị website không?
Dữ liệu và mã nguồn được lưu ở đâu?
Website có được sao lưu không?
Nếu sau này đổi đơn vị hỗ trợ thì có thể chuyển website không?
Nếu doanh nghiệp trả lời được những câu hỏi này, việc quản lý website về lâu dài sẽ chủ động hơn rất nhiều.
Một website tốt không chỉ là website được thiết kế đẹp và hoạt động ổn định.
Đó còn phải là tài sản mà doanh nghiệp có thể chủ động sử dụng, quản lý và phát triển trong thời gian dài.