Quản lý tài sản IT cho doanh nghiệp – Đơn giản, tập trung và hiệu quả

Doanh nghiệp của bạn có thể trả lời ngay những câu hỏi này không?

Máy tính này đang được giao cho nhân viên nào?

Nhân viên vừa nghỉ việc đang giữ những thiết bị gì?

Công ty hiện có bao nhiêu laptop còn sử dụng được?

Máy nào còn bảo hành, máy nào đã sửa chữa nhiều lần?

Máy tính nào đang cài đặt những phần mềm cần license?

Nếu phải mất nhiều thời gian tìm kiếm trong các file Excel, hỏi nhiều bộ phận hoặc kiểm tra từng máy mới có câu trả lời, có thể doanh nghiệp đã đến lúc cần một giải pháp quản lý tài sản IT tập trung và rõ ràng hơn.

AKTEC giúp doanh nghiệp xây dựng một nơi duy nhất để quản lý tài sản CNTT – từ thiết bị, người sử dụng, cấu hình đến phần mềm và lịch sử tài sản.

Doanh nghiệp không cần đầu tư server riêng và không cần tự vận hành một hệ thống phức tạp. AKTEC triển khai và quản lý nền tảng, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng.

Khi nào doanh nghiệp cần quản lý tài sản IT tập trung?

Với một doanh nghiệp có 5–10 máy tính, một file Excel được quản lý tốt hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu.

Nhưng khi doanh nghiệp phát triển lên vài chục nhân viên, số lượng tài sản CNTT cũng tăng theo.

Laptop được mua mới.

Máy tính được bàn giao cho nhân viên.

Thiết bị được điều chuyển giữa các phòng ban.

Máy được nâng cấp hoặc sửa chữa.

Nhân viên nghỉ việc và cần thu hồi tài sản.

Theo thời gian, thông tin bắt đầu nằm ở nhiều nơi và không phải lúc nào cũng được cập nhật.

Đến một thời điểm, câu hỏi tưởng như rất đơn giản:

“Công ty hiện đang có những tài sản IT nào và chúng đang ở đâu?”

lại không dễ trả lời.

Đó là lúc doanh nghiệp cần chuyển từ việc đơn thuần lưu danh sách thiết bị sang quản lý tài sản IT một cách có hệ thống.

Biết rõ doanh nghiệp đang có gì – và ai đang sử dụng

Giải pháp quản lý tài sản IT của AKTEC giúp doanh nghiệp quản lý tập trung các tài sản CNTT như máy tính, laptop, màn hình, máy in, server và các thiết bị công nghệ khác.

Trên một hệ thống tập trung, doanh nghiệp có thể theo dõi:

• Thông tin và cấu hình thiết bị.
• Người đang sử dụng tài sản.
• Phòng ban hoặc bộ phận được bàn giao.
• Tình trạng sử dụng.
• Thông tin bảo hành.
• Lịch sử sửa chữa và nâng cấp.
• Phần mềm được cài đặt trên máy tính.

Khi cần kiểm tra, doanh nghiệp có thể nhanh chóng biết thiết bị đang ở đâu, ai đang sử dụng và lịch sử của tài sản đó như thế nào.

Đặc biệt, khi nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận, việc bàn giao và thu hồi tài sản cũng trở nên rõ ràng hơn.

Quản lý toàn bộ vòng đời tài sản IT

Một thiết bị CNTT có thể trải qua nhiều giai đoạn:

Tiếp nhận → Bàn giao → Sử dụng → Bảo trì → Sửa chữa → Nâng cấp → Điều chuyển → Thu hồi → Thanh lý.

Khi lịch sử tài sản được quản lý tập trung, doanh nghiệp có thêm thông tin để đưa ra những quyết định tốt hơn.

Một máy tính đã sửa chữa nhiều lần có nên tiếp tục sửa?

Một laptop cũ có thực sự cần thay mới hay chỉ cần nâng cấp?

Trong kho còn thiết bị nào có thể tiếp tục sử dụng?

Thiết bị nào sắp cần thay thế để chủ động ngân sách?

Quản lý tài sản IT không chỉ giúp doanh nghiệp biết mình đang có gì, mà còn giúp sử dụng hiệu quả hơn những tài sản đã bỏ tiền đầu tư.

Quản lý phần mềm và license rõ ràng hơn

Tài sản IT không chỉ có phần cứng.

Việc nắm được thông tin phần mềm đang được cài đặt trên máy tính cũng giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về môi trường CNTT của mình.

Từ đó, doanh nghiệp có thêm cơ sở để rà soát:

Phần mềm nào thực sự cần sử dụng.

Phần mềm nào cần chuẩn hóa license.

Phần mềm nào có thể xem xét giải pháp thay thế phù hợp.

Phần mềm nào không còn cần thiết và có thể loại bỏ.

Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp muốn từng bước kiểm soát và tối ưu chi phí bản quyền phần mềm.

Khi kết hợp quản lý thiết bị với thông tin phần mềm, hệ thống quản lý tài sản IT có thể giúp doanh nghiệp có một bức tranh tổng thể hơn về những nguồn lực CNTT đang được sử dụng.

Quản lý tài sản IT không cần đầu tư server riêng

Đây là một trong những điểm khác biệt trong giải pháp AKTEC hướng đến cho doanh nghiệp SME.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải mua thêm server.

Không cần tự cài đặt và duy trì hệ thống.

Không cần có nhân sự chuyên trách để vận hành nền tảng.

AKTEC có thể triển khai và vận hành hệ thống trên hạ tầng phù hợp, giúp doanh nghiệp truy cập và quản lý tài sản qua Internet.

Doanh nghiệp tập trung sử dụng hệ thống. AKTEC phụ trách phần kỹ thuật phía sau.

Nhờ đó, ngay cả doanh nghiệp chưa có phòng IT riêng vẫn có thể tiếp cận một giải pháp quản lý tài sản CNTT chuyên nghiệp với mức đầu tư phù hợp hơn.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu theo quy mô hiện tại và mở rộng khi số lượng nhân viên, thiết bị và nhu cầu quản lý tăng lên.

Dữ liệu tài sản của doanh nghiệp được quản lý riêng biệt

Khi hệ thống được vận hành từ xa, bảo mật và quyền kiểm soát dữ liệu là những yếu tố doanh nghiệp quan tâm.

AKTEC định hướng triển khai giải pháp với nguyên tắc phân tách dữ liệu và kiểm soát quyền truy cập, giúp người dùng được cấp quyền chỉ tiếp cận những thông tin phù hợp với vai trò của mình.

Việc kết nối đến hệ thống được bảo vệ và dữ liệu được sao lưu theo phương án triển khai phù hợp.

Mục tiêu là giúp doanh nghiệp có được sự tiện lợi của một nền tảng quản lý tập trung mà vẫn duy trì quyền kiểm soát đối với dữ liệu tài sản của mình.

Quản lý tốt hơn để đầu tư CNTT hiệu quả hơn

Một chiếc laptop đang nằm trong kho nhưng không ai biết có thể tiếp tục sử dụng là chi phí.

Một máy tính được thay mới trong khi thiết bị cũ chỉ cần nâng cấp cũng là chi phí.

Một license phần mềm vẫn được duy trì trong khi người sử dụng không còn nhu cầu là chi phí.

Một thiết bị không được thu hồi đầy đủ khi nhân viên nghỉ việc có thể trở thành tổn thất.

Vì vậy, mục tiêu của quản lý tài sản IT không phải là giúp doanh nghiệp có thêm một phần mềm để quản lý.

Mục tiêu là giúp doanh nghiệp sử dụng tốt hơn những tài sản mà mình đã bỏ tiền đầu tư.

Khi biết mình đang có gì, tài sản đang ở đâu và được sử dụng như thế nào, doanh nghiệp có thể giảm lãng phí, chủ động hơn trong việc nâng cấp và đưa ra quyết định đầu tư CNTT hợp lý hơn.

Doanh nghiệp của bạn có thực sự cần giải pháp quản lý tài sản IT?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai ngay một hệ thống chuyên nghiệp.

Nếu công ty chỉ có một vài máy tính và một file Excel vẫn giúp bạn biết chính xác tài sản đang ở đâu, ai đang sử dụng và tình trạng như thế nào, có thể Excel vẫn đang làm tốt công việc của nó.

Nhưng nếu doanh nghiệp đã bắt đầu mất thời gian để tìm thông tin…

Nếu việc bàn giao và thu hồi thiết bị phụ thuộc vào trí nhớ của một vài người…

Nếu không dễ dàng biết chính xác công ty đang có bao nhiêu thiết bị và chúng đang được sử dụng như thế nào…

…thì có thể đã đến lúc cần một phương án quản lý tốt hơn.

Bạn chưa chắc doanh nghiệp mình có cần một hệ thống quản lý tài sản IT?

Hãy để AKTEC cùng bạn xem xét cách doanh nghiệp đang quản lý thiết bị hiện tại.

Có thể một file Excel vẫn đủ.

Nhưng nếu không còn đủ, AKTEC sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng giải pháp quản lý tài sản IT phù hợp với quy mô thực tế – không cần đầu tư server riêng, không cần tự vận hành một hệ thống phức tạp và không phải đầu tư nhiều hơn những gì doanh nghiệp thực sự cần.

AKTEC – Biết rõ tài sản. Quản lý đúng cách. Đầu tư hiệu quả hơn.