- Khách hàng: Công ty Cổ Phần Thiết Kế G – TP.HCM
- Lĩnh vực: Thiết kế
- Hạng mục: Rà soát, chuẩn hóa và chuyển đổi môi trường phần mềm
- Phạm vi triển khai giai đoạn đầu: 08 máy tính
- Phương án: 03 máy duy trì Windows, 05 máy chuyển sang Linux Mint
- Đơn vị thực hiện: AKTEC
Vi phạm bản quyền phần mềm là bài toán mà nhiều doanh nghiệp phải quan tâm khi muốn rà soát và chuẩn hóa môi trường CNTT, đặc biệt khi hệ thống đang sử dụng nhiều phần mềm thương mại với chi phí license không nhỏ.
Với Công ty Cổ Phần Thiết Kế G tại TP.HCM, yêu cầu đặt ra là tìm một phương án phù hợp để từng bước chuẩn hóa môi trường phần mềm, giải quyết bài toán bản quyền nhưng vẫn phải đảm bảo công việc hàng ngày không bị gián đoạn và kiểm soát tốt chi phí đầu tư..
Sau khi làm việc và khảo sát trực tiếp tại doanh nghiệp, AKTEC cùng Công ty G thống nhất không thay đổi toàn bộ hệ thống trong một lần. Trước mắt, 08 máy tính được lựa chọn để triển khai trong giai đoạn đầu, từ đó đánh giá hiệu quả thực tế trước khi tiếp tục xây dựng phương án cho những thiết bị còn lại.
Hiện trạng trước khi triển khai
Trước khi triển khai, Công ty G đang sử dụng hệ thống máy tính Windows cùng nhiều phần mềm phục vụ công việc văn phòng và thiết kế. Trong đó có các ứng dụng văn phòng, email, công cụ hỗ trợ từ xa và phần mềm CAD chuyên dụng.
Khi doanh nghiệp có nhu cầu rà soát và chuẩn hóa lại môi trường phần mềm, một vấn đề thực tế xuất hiện: nếu tiếp tục duy trì toàn bộ hệ sinh thái phần mềm thương mại đang quen sử dụng và đầu tư license tương ứng, chi phí cần bỏ ra sẽ là một khoản đáng kể.
Trong khi đó, nhu cầu giữa các vị trí làm việc lại không hoàn toàn giống nhau.
Một số vị trí cần những phần mềm chuyên dụng phục vụ trực tiếp cho công việc thiết kế, trong khi nhiều vị trí chủ yếu sử dụng các ứng dụng văn phòng, email và những công cụ làm việc thông thường.
Điều này có nghĩa việc mua cùng một hệ điều hành và cùng một bộ phần mềm thương mại cho tất cả máy tính chưa chắc là phương án tối ưu.
Đây chính là hiện trạng để AKTEC và Công ty G bắt đầu tìm một hướng xử lý khác cho bài toán vi phạm bản quyền phần mềm: phù hợp về bản quyền, hợp lý về chi phí nhưng vẫn phải đảm bảo công việc thực tế.
Khảo sát và phân loại nhu cầu trước khi lựa chọn giải pháp
AKTEC không bắt đầu bằng việc yêu cầu doanh nghiệp thay toàn bộ phần mềm đang sử dụng hoặc chuyển tất cả máy tính sang một hệ điều hành mới.
Qua khảo sát trực tiếp, nhu cầu sử dụng được xem xét theo từng nhóm công việc để xác định:
- Những vị trí nào cần tiếp tục sử dụng Windows.
- Những vị trí nào có thể chuyển sang Linux.
- Những phần mềm nào có thể sử dụng giải pháp thay thế phù hợp.
- Những phần mềm chuyên dụng nào vẫn cần sử dụng một giải pháp thương mại có bản quyền.
- Những thiết bị nào chưa nên chuyển đổi ngay mà cần tiếp tục đánh giá.
Từ kết quả khảo sát, AKTEC xây dựng phương án để hai bên cùng trao đổi.
Chỉ sau khi khách hàng hiểu rõ những gì sẽ được giữ lại, những gì sẽ thay đổi và thống nhất với phương án, quá trình triển khai mới bắt đầu.
Phương án giải quyết bài toán vi phạm bản quyền phần mềm
Trong giai đoạn đầu, AKTEC và Công ty G thống nhất triển khai trên 08 máy tính.
Cụ thể:
- 03 máy tiếp tục sử dụng Windows tại những vị trí có yêu cầu công việc phù hợp với môi trường này.
- 05 máy chuyển sang Linux Mint tại những vị trí có nhu cầu công việc có thể đáp ứng tốt trên nền tảng mới.
- Microsoft Office được thay thế bằng ONLYOFFICE.
- Outlook được thay thế bằng Thunderbird.
- RustDesk được sử dụng phục vụ nhu cầu hỗ trợ máy tính từ xa.
- Các nhu cầu thông thường như đọc PDF, nén và giải nén tập tin được đáp ứng bằng các công cụ có sẵn hoặc phù hợp trên Linux Mint.
- Các phần mềm chuyên dụng được xem xét riêng trước khi lựa chọn phương án.
Việc lựa chọn Linux Mint không được áp dụng cho tất cả máy tính chỉ vì đây là một hệ điều hành miễn phí.
Những máy thực sự phù hợp mới được chuyển đổi. Những vị trí cần Windows vẫn tiếp tục sử dụng Windows với phương án phù hợp.
Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán vi phạm bản quyền phần mềm theo nhu cầu thực tế, thay vì phải đầu tư license một cách đồng loạt cho tất cả máy tính và tất cả phần mềm.
Bài toán AutoCAD: Không nhất thiết phần mềm thay thế phải miễn phí
Một trong những nội dung được AKTEC và Công ty G dành nhiều thời gian đánh giá là phần mềm CAD phục vụ công việc thiết kế.
Trước đây, doanh nghiệp quen sử dụng AutoCAD.
Với nhu cầu này, AKTEC không đặt mục tiêu phải tìm bằng được một phần mềm miễn phí để thay thế. Bởi nếu phần mềm mới không đáp ứng được yêu cầu công việc thì khoản chi phí tiết kiệm được cũng không còn nhiều ý nghĩa.
Sau khi tìm hiểu nhu cầu sử dụng thực tế, AKTEC giới thiệu BricsCAD để khách hàng đánh giá như một phương án thay thế.
BricsCAD vẫn là phần mềm thương mại có bản quyền. Tuy nhiên, theo chia sẻ của khách hàng sau khi trực tiếp làm việc và đàm phán với đơn vị cung cấp license, mức chi phí cho phương án BricsCAD mà doanh nghiệp nhận được chỉ vào khoảng 1/10 so với phương án AutoCAD họ đang cân nhắc, trong khi vẫn đáp ứng tốt nhu cầu công việc hiện tại.
Trường hợp này cũng cho thấy việc giải quyết bài toán vi phạm bản quyền phần mềm không nhất thiết đồng nghĩa với việc tất cả phần mềm thương mại phải được thay thế bằng phần mềm miễn phí.
Trong một số trường hợp, một phần mềm thương mại có bản quyền nhưng phù hợp hơn về nhu cầu và chi phí lại là lựa chọn hợp lý hơn cho doanh nghiệp.
Quá trình triển khai được thực hiện từng bước
Sau khi phương án được hai bên thống nhất, AKTEC bắt đầu triển khai trên các máy thuộc phạm vi giai đoạn đầu.
Trước khi thực hiện chuyển đổi, dữ liệu của người dùng được sao lưu để hạn chế rủi ro trong quá trình cài đặt lại hệ thống.
Sau đó, AKTEC lần lượt thực hiện:
- Sao lưu dữ liệu người dùng.
- Cài đặt hệ điều hành và môi trường phần mềm mới.
- Cài đặt và cấu hình các phần mềm cần thiết cho công việc.
- Khôi phục dữ liệu.
- Kiểm tra kết nối mạng.
- Kiểm tra thiết bị ngoại vi.
- Kiểm tra khả năng đáp ứng các công việc cần thiết.
- Bàn giao lại máy cho người sử dụng.
Việc triển khai theo từng bước giúp những vấn đề phát sinh được kiểm tra và xử lý trước khi môi trường mới được đưa vào sử dụng ổn định.
Phản hồi thực tế sau khi chuyển sang Linux Mint
Trước khi triển khai, một trong những băn khoăn của doanh nghiệp là khả năng thích nghi của nhân viên khi chuyển từ Windows sang Linux Mint.
Đây cũng là một vấn đề hoàn toàn thực tế, bởi người dùng đã quen với môi trường Windows trong thời gian dài.
Tuy nhiên, sau khi các máy Linux Mint được đưa vào sử dụng, quá trình làm quen thuận lợi hơn so với lo ngại ban đầu.
Với những công việc thông thường, môi trường Linux Mint có cách sử dụng tương đối quen thuộc đối với người đã sử dụng Windows. Các phần mềm cần thiết cho công việc cũng được AKTEC chuẩn bị trước khi bàn giao.
Theo phản hồi thực tế của người dùng tại Công ty G, các máy chuyển sang Linux Mint vận hành nhẹ hơn với nhu cầu công việc hiện tại và trải nghiệm sử dụng khá tích cực.
Những khó khăn trong quá trình làm quen không nhiều như dự kiến ban đầu.
Một điểm tích cực khác của phương án là chi phí triển khai tương đối nhẹ so với giá trị tiết kiệm được từ việc tối ưu chi phí bản quyền phần mềm. Do tận dụng được thiết bị hiện có, kết hợp Linux Mint và các phần mềm thay thế phù hợp, doanh nghiệp không phải đầu tư lại toàn bộ hệ thống mà chủ yếu tập trung chi phí cho việc khảo sát, chuyển đổi, cấu hình và hỗ trợ người dùng.
Trong thời gian đầu sau chuyển đổi, AKTEC tiếp tục hỗ trợ khi người dùng gặp những thao tác chưa quen hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
Nhờ đó, quá trình chuyển đổi không kết thúc ở việc cài đặt Linux Mint và bàn giao máy, mà tiếp tục được hỗ trợ để người dùng có thể từng bước làm quen và sử dụng môi trường mới ổn định hơn.
Kết quả: Giải quyết bài toán vi phạm bản quyền phần mềm và tối ưu chi phí
Sau khi hoàn thành giai đoạn đầu, 08 máy tính thuộc phạm vi triển khai đã có phương án phần mềm phù hợp hơn với nhu cầu thực tế của từng vị trí.
Kết quả ghi nhận:
- 03 máy cần Windows tiếp tục duy trì môi trường phù hợp với công việc.
- 05 máy phù hợp đã được chuyển sang Linux Mint.
- Các phần mềm văn phòng thông dụng được thay thế bằng những giải pháp phù hợp.
- Nhiều nhu cầu cơ bản được đáp ứng bằng những công cụ sẵn có trên môi trường mới.
- Nhu cầu CAD vẫn được đáp ứng bằng một phần mềm thương mại có bản quyền.
- Người dùng thích nghi khá tốt với Linux Mint.
- Các máy chuyển đổi được người dùng đánh giá vận hành nhẹ hơn với nhu cầu hiện tại.
- Doanh nghiệp tránh phải đầu tư license một cách đồng loạt cho tất cả máy tính và tất cả phần mềm.
Đáng chú ý, theo đánh giá của khách hàng, phương án được lựa chọn giúp doanh nghiệp tránh được khoản đầu tư phần mềm có thể lên đến hàng trăm triệu đồng so với phương án tiếp tục chuẩn hóa toàn bộ hệ thống bằng những phần mềm thương mại mà doanh nghiệp từng cân nhắc, trong khi công việc ở phạm vi đã chuyển đổi vẫn được đáp ứng tốt.
Như vậy, trong phạm vi đã triển khai, bài toán vi phạm bản quyền phần mềm được giải quyết không đơn thuần bằng việc mua thêm license, mà bằng quá trình rà soát để xác định rõ: phần mềm nào thực sự cần đầu tư, phần mềm nào có thể thay thế và máy tính nào phù hợp để chuyển đổi sang một môi trường khác.
08 máy tính mới là giai đoạn đầu của dự án
Công ty G còn những thiết bị khác phục vụ hoạt động của doanh nghiệp nhưng chưa nằm trong phạm vi của đợt chuyển đổi đầu tiên.
Các thiết bị này có đặc thù sử dụng riêng nên AKTEC và khách hàng thống nhất chưa áp dụng ngay phương án của 08 máy đã triển khai.
Thay vào đó, nhu cầu sử dụng và khả năng tương thích sẽ tiếp tục được đánh giá để tìm phương án phù hợp cho giai đoạn tiếp theo.
Kết quả thực tế của 08 máy đầu tiên cũng tạo cơ sở để doanh nghiệp đánh giá khả năng sử dụng Linux Mint, các phần mềm thay thế và mức độ thích nghi của người dùng trước khi quyết định mở rộng.
Dự án vì vậy được thực hiện theo từng bước:
Khảo sát thực tế → Đánh giá nhu cầu → Xây dựng phương án → Trao đổi và thống nhất → Triển khai → Hỗ trợ người dùng → Tiếp tục đánh giá.
Từ dự án Công ty G: Vi phạm bản quyền phần mềm không chỉ có một cách giải quyết
Qua giai đoạn đầu của dự án, có thể thấy bài toán vi phạm bản quyền phần mềm không nhất thiết phải được giải quyết bằng cách mua lại toàn bộ những phần mềm doanh nghiệp đang quen sử dụng.
Tùy theo nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều phương án:
- Những vị trí cần Windows vẫn tiếp tục sử dụng Windows với phương án phù hợp.
- Những máy đáp ứng được công việc có thể chuyển sang Linux Mint.
- Những phần mềm thông thường có thể được thay thế bằng các giải pháp phù hợp.
- Những phần mềm chuyên dụng vẫn có thể lựa chọn sản phẩm thương mại có bản quyền với mức đầu tư phù hợp hơn.
- Những thiết bị chưa đủ điều kiện chuyển đổi có thể tiếp tục được đánh giá thay vì thay đổi vội vàng.
Trường hợp của Công ty G là một ví dụ thực tế cho cách tiếp cận này: không thay đổi bằng mọi giá, không đầu tư license một cách dàn trải mà lựa chọn phương án dựa trên nhu cầu công việc thực tế.
Doanh nghiệp của bạn đang gặp bài toán tương tự?
Nếu doanh nghiệp đang băn khoăn về vi phạm bản quyền phần mềm, chi phí license hoặc chưa biết nên bắt đầu rà soát hệ thống từ đâu, AKTEC hỗ trợ tư vấn và khảo sát ban đầu hoàn toàn miễn phí tại doanh nghiệp.
Sau khi khảo sát thực tế, AKTEC sẽ xây dựng phương án để hai bên cùng trao đổi về những gì cần giữ lại, những gì có thể thay thế và cách triển khai phù hợp.
Chỉ sau khi khách hàng hiểu rõ phương án, cảm thấy yên tâm và hai bên thống nhất, việc triển khai mới được thực hiện.
Sau chuyển đổi, AKTEC tiếp tục hỗ trợ trong giai đoạn đầu để người dùng làm quen với môi trường mới và xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.
Liên hệ AKTEC để được khảo sát và tư vấn phương án phù hợp trước khi quyết định triển khai.
