Phần mềm mã nguồn mở cho doanh nghiệp đang trở thành một lựa chọn đáng cân nhắc khi nhiều tổ chức muốn tối ưu chi phí bản quyền nhưng vẫn cần đảm bảo công việc vận hành ổn định và người dùng không bị gián đoạn.
Nhưng chuyển sang phần mềm mã nguồn mở không đơn giản là gỡ một phần mềm có phí và cài một phần mềm miễn phí để thay thế.
Có những phần mềm doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển đổi.
Có những vị trí chỉ nên chuyển đổi một phần.
Và cũng có những phần mềm nên tiếp tục sử dụng bản quyền thương mại vì liên quan trực tiếp đến quy trình, dữ liệu hoặc khả năng tương thích với khách hàng và đối tác.
Vấn đề không phải là chuyển đổi được bao nhiêu phần mềm.
Vấn đề là lựa chọn đúng phần mềm để chuyển đổi mà vẫn đảm bảo doanh nghiệp hoạt động bình thường.
Đó là cách AKTEC tiếp cận bài toán phần mềm mã nguồn mở.
Đừng vội mua thêm license. Cũng đừng vội chuyển sang phần mềm miễn phí
Khi đứng trước yêu cầu chuẩn hóa bản quyền, doanh nghiệp có thể nghĩ đến việc mua license cho tất cả phần mềm đang được cài đặt.
Nhưng đó chưa chắc là phương án tối ưu.
Trong một doanh nghiệp, mỗi bộ phận có nhu cầu sử dụng phần mềm khác nhau. Nhân viên hành chính chủ yếu soạn thảo văn bản và xử lý bảng tính cơ bản sẽ có nhu cầu khác với kế toán, marketing hay kỹ sư thiết kế.
Có những vị trí thực sự cần phần mềm thương mại.
Có những vị trí có thể sử dụng giải pháp mã nguồn mở hoặc miễn phí hợp pháp.
Và cũng có những phần mềm đã được cài đặt từ lâu nhưng hiện tại không còn thực sự cần thiết.
Nếu mua license cho tất cả mà chưa đánh giá nhu cầu, doanh nghiệp có thể phải chi trả cho những thứ mình không thực sự cần.
Ngược lại, chuyển toàn bộ sang phần mềm miễn phí để tiết kiệm chi phí cũng có thể tạo ra những vấn đề mới.
Nhân viên có thể cần thời gian làm quen.
Tài liệu cũ có thể gặp vấn đề về định dạng.
Một số tính năng chuyên biệt có thể không được hỗ trợ đầy đủ.
Việc trao đổi dữ liệu với khách hàng và đối tác có thể bị ảnh hưởng.
Vì vậy, AKTEC không bắt đầu bằng câu hỏi:
“Có thể thay thế bao nhiêu phần mềm bằng mã nguồn mở?”
Chúng tôi bắt đầu bằng một câu hỏi quan trọng hơn:
“Doanh nghiệp thực sự cần những phần mềm nào để làm việc?”
Khi hiểu rõ nhu cầu, việc quyết định giữ lại – mua license – thay thế – hay loại bỏ sẽ trở nên rõ ràng hơn rất nhiều.
Một phương án phù hợp cho từng nhóm người dùng
AKTEC không nhất thiết áp dụng một giải pháp duy nhất cho toàn bộ doanh nghiệp.
Thay vào đó, nhu cầu có thể được đánh giá theo từng nhóm người dùng.
Nhóm thực sự cần phần mềm thương mại có thể tiếp tục sử dụng license phù hợp.
Nhóm có khả năng sử dụng phần mềm mã nguồn mở cho doanh nghiệp sẽ được xem xét và đánh giá khả năng chuyển đổi.
Những phần mềm không còn phục vụ công việc có thể được loại bỏ.
Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống phần mềm hợp lý hơn thay vì lựa chọn giữa hai phương án cực đoan: mua license cho tất cả hoặc chuyển tất cả sang phần mềm miễn phí.
Mục tiêu của AKTEC không phải là giúp doanh nghiệp sử dụng càng nhiều phần mềm mã nguồn mở càng tốt.
Mục tiêu là giúp doanh nghiệp đầu tư đúng vào những phần mềm thực sự cần thiết và tiết kiệm ở những vị trí có thể tối ưu.
Chuyển đổi an toàn bắt đầu từ việc hiểu doanh nghiệp đang có gì
Trước khi đề xuất bất kỳ giải pháp nào, AKTEC ưu tiên tìm hiểu hệ thống phần mềm hiện tại và cách người dùng thực sự làm việc.
Quá trình đánh giá có thể tập trung vào:
- Các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng.
- Nhu cầu thực tế của từng nhóm người dùng.
- Những phần mềm liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.
- Khả năng tương thích dữ liệu và định dạng tài liệu.
- Yêu cầu trao đổi dữ liệu với khách hàng và đối tác.
- Những vị trí có khả năng sử dụng giải pháp thay thế.
Từ đó, doanh nghiệp có được một bức tranh rõ ràng hơn về hệ thống phần mềm của mình.
Có thể doanh nghiệp phát hiện một số license thực sự cần đầu tư.
Nhưng cũng có thể phát hiện những phần mềm không còn cần thiết hoặc những vị trí hoàn toàn có khả năng chuyển sang giải pháp khác với chi phí thấp hơn.
Khi biết chính xác mình cần gì, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đầu tư đúng chỗ hơn.
Thử nghiệm trước – chuyển đổi từng bước
Một trong những rủi ro lớn nhất khi chuyển đổi phần mềm là triển khai đồng loạt khi chưa biết người dùng có thực sự làm việc được với hệ thống mới hay không.
Vì vậy, AKTEC ưu tiên cách tiếp cận:
Đánh giá nhu cầu → Lựa chọn giải pháp → Thử nghiệm → Kiểm tra khả năng tương thích → Triển khai.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu với một nhóm người dùng nhỏ.
Kiểm tra những công việc thường xuyên.
Mở và xử lý các tài liệu đang sử dụng.
Kiểm tra khả năng trao đổi dữ liệu.
Đánh giá phản hồi của người dùng.
Nếu giải pháp đáp ứng tốt, phạm vi triển khai có thể được mở rộng.
Nếu xuất hiện vấn đề, phương án có thể được điều chỉnh trước khi ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp.
Chuyển đổi từng bước giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro thay vì đánh đổi sự ổn định chỉ để tiết kiệm chi phí license.
AKTEC giúp doanh nghiệp tìm phương án phù hợp, không phải phương án đắt nhất
AKTEC hiểu rằng mỗi doanh nghiệp có quy mô, ngân sách và cách làm việc khác nhau.
Một giải pháp phù hợp với doanh nghiệp này chưa chắc phù hợp với doanh nghiệp khác.
Vì vậy, AKTEC không bắt đầu bằng việc cố gắng bán thêm phần mềm.
Cũng không bắt đầu bằng việc yêu cầu doanh nghiệp thay đổi toàn bộ hệ thống hiện tại.
Nếu một vị trí thực sự cần phần mềm thương mại, doanh nghiệp nên đầu tư license phù hợp.
Nếu nhu cầu có thể được đáp ứng tốt bằng giải pháp mã nguồn mở, AKTEC sẽ cùng doanh nghiệp đánh giá khả năng chuyển đổi.
Nếu một phần mềm không còn cần thiết, doanh nghiệp có thể loại bỏ thay vì tiếp tục đầu tư.
Giải pháp tốt không phải là giải pháp đắt nhất hay rẻ nhất.
Đó là giải pháp phù hợp với cách doanh nghiệp thực sự làm việc và số tiền doanh nghiệp thực sự cần đầu tư.
Đây cũng là giá trị AKTEC muốn mang lại khi tư vấn phần mềm mã nguồn mở cho doanh nghiệp.
Không chỉ tìm phần mềm thay thế – AKTEC đồng hành trong quá trình chuyển đổi
Tìm một phần mềm miễn phí hoặc mã nguồn mở trên Internet không khó.
Điều khó hơn là biết phần mềm đó có thực sự phù hợp với doanh nghiệp hay không.
Sau khi chuyển đổi, nhân viên có sử dụng được không?
Dữ liệu cũ có tiếp tục truy cập được không?
Tài liệu gửi cho khách hàng và đối tác có gặp vấn đề không?
Nếu phát sinh sự cố, ai sẽ hỗ trợ?
Đó là lý do AKTEC hướng đến vai trò đối tác triển khai, không chỉ là đơn vị đưa ra một danh sách phần mềm để doanh nghiệp tự thực hiện.
Tùy theo nhu cầu thực tế, AKTEC có thể đồng hành từ khâu đánh giá, lựa chọn, thử nghiệm đến triển khai giải pháp.
Mục tiêu xuyên suốt là:
Tiết kiệm những chi phí có thể tiết kiệm, nhưng không làm gián đoạn những công việc đang tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.
Bạn chưa cần quyết định chuyển đổi bất kỳ phần mềm nào
Nếu doanh nghiệp đang đứng trước áp lực chuẩn hóa bản quyền, bước đầu tiên không nhất thiết phải là mua thêm license.
Cũng không nhất thiết phải chuyển sang mã nguồn mở.
Hãy bắt đầu bằng việc hiểu những gì doanh nghiệp đang sử dụng.
AKTEC có thể cùng doanh nghiệp xác định:
Đâu là phần mềm thực sự cần license.
Đâu là phần mềm có khả năng thay thế.
Đâu là phần mềm không còn cần thiết.
Và đâu là những khoản chi phí có thể được tối ưu.
Sau khi có bức tranh rõ ràng, doanh nghiệp mới quyết định bước tiếp theo.
Có thể doanh nghiệp không cần thay đổi nhiều như ban đầu vẫn nghĩ.
Có thể một phần phần mềm vẫn nên tiếp tục sử dụng bản quyền.
Nhưng cũng có thể đang tồn tại những cơ hội tiết kiệm đáng kể mà doanh nghiệp chưa nhận ra.
Đừng vội mua thêm license. Cũng đừng vội chuyển sang phần mềm miễn phí.
Hãy để AKTEC giúp bạn biết chính xác doanh nghiệp thực sự cần gì.
Một lần đánh giá đúng có thể giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định tốt hơn và tối ưu chi phí phần mềm trong nhiều năm sau đó.
Liên hệ AKTEC để cùng đánh giá khả năng tối ưu và ứng dụng phần mềm mã nguồn mở phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
AKTEC – Lựa chọn đúng giải pháp, đầu tư đúng nhu cầu.
